A rotina de um tribunal varia de acordo com o segmento da justiça a que ele pertence – seja da Justiça Estadual, Federal, do Trabalho, Eleitoral ou Militar. Dentro de suas competências e de sua estrutura, cada tribunal tem suas atividades e seu modo de funcionamento. Alguns processos, no entanto, são comuns a vários deles.
Além das sessões judiciais, que são o aspecto central de sua operação, os tribunais lidam com o gerenciamento de todos os aspectos relacionados aos casos em tramitação, como o registro de andamentos processuais nos sistemas eletrônicos, o acompanhamento de prazos, a emissão de ordens judiciais e toda a jornada de audiência – desde o agendamento passando pelo acompanhamento e suporte durante a sua realização até a transcrição de seu conteúdo. Também há o trabalho administrativo, o que inclui a gestão de instalações, a atualização dos sistemas de informação, o gerenciamento financeiro e de recursos humanos, como a contratação e o treinamento de funcionários – apenas para citar alguns exemplos.
Os desafios para uma prestação jurisdicional ágil e eficiente
Como em qualquer empresa ou instituição, também no Poder Judiciário há gargalos – obstáculos que interrompem o fluxo de uma atividade e dificultam a sua conclusão. A enorme quantidade de processos em tramitação – em torno de 80 milhões, segundo dados de janeiro de 2024 – traz morosidade ao sistema e faz com que a duração desse trâmite seja elevada – em média, de 5 anos e meio, número que também é exacerbado pelas execuções fiscais, muitas vezes demoradas.
Especificamente quanto à rotina dos tribunais, muitas vezes a falta de infraestrutura adequada é um grande empecilho à execução das atividades diárias, o que, no fim das contas, impacta nas estatísticas de produtividade do Judiciário como um todo.
É verdade que, nas últimas décadas, a incorporação de tecnologias de informação e comunicação aos processos de trabalho trouxe mudanças significativas para a Administração Pública. No Poder Judiciário, a expansão e consolidação do processo eletrônico, além da crescente informatização e desenvolvimento de sistemas, trouxeram impactos importantes nas rotinas de trabalho dos tribunais, inserindo-os, definitivamente, na era digital.
A ampla adesão ao processo eletrônico estimulou, por exemplo, o trabalho remoto, que permite que os servidores atuem à distância. Esse modelo foi validado no período pandêmico e popularizou também as audiências virtuais, que garantiram a continuidade da prestação jurisdicional durante a pandemia e, mais do que isso, otimizaram o tempo útil de trabalho de juízes e servidores.
Apesar desses avanços, o uso das ferramentas inadequadas também pode constituir um gargalo. Em caráter emergencial, muitos tribunais adotaram ferramentas de videoconferência que não atendem plenamente às suas necessidades – tecnologias isoladas e fragmentadas que não levam em conta as particularidades do Judiciário – e que geram uma série de problemas:
- Falta de padronização com sistemas paralelos que não se integram, comprometendo a qualidade dos serviços prestados e impactando na uniformidade das audiências e na consistência dos registros.
- Necessidade de realizar manualmente tarefas que poderiam ser automatizadas, como a documentação das mídias e a transcrição da audiência, elevando o risco de perda de informações.
- Dificuldades técnicas com as ferramentas, resultando em audiências desmarcadas e dificuldade na gestão do suporte por parte do time de TI.
- Geração de arquivos separados para o vídeo e a transcrição da audiência, gerando lentidão na consulta das informações e prolongando o tempo necessário para a tomada de decisões judiciais.
- Impossibilidade de customização, o que faz com que os tribunais precisem ajustar seus processos de acordo com o funcionamento da ferramenta, culminando em medidas improvisadas e exigência de múltiplas plataformas para atender a todas as necessidades.
O papel da tecnologia na otimização de processos
A capacitação e o treinamento contínuo de servidores, a padronização de processos, o uso de ferramentas de colaboração e a análise de métricas de desempenho são algumas das formas de otimizar processos e rotinas nos tribunais. Mas a tecnologia pode ser a principal aliada nessa tarefa, seja reduzindo o volume de tarefas manuais ou facilitando o acesso dos cidadãos à Justiça – confira aqui algumas das tendências de tecnologia para esse mercado.
Nesse cenário, é importante estimular a adoção de tecnologias desenvolvidas especificamente para o Judiciário. No caso das videoconferências, é fundamental contar com uma ferramenta que possua funcionalidades específicas para as audiências remotas, que seja de fácil acesso e integrada a outros sistemas que o tribunal utiliza.
Hoje, um tribunal já pode, por exemplo, agendar, realizar, gravar e transcrever audiências de forma automatizada, com uma só plataforma, de forma integrada ao seu sistema de processo eletrônico. Com o Tríades, o acesso à audiência é feito via navegador, sem necessidade de qualquer instalação. Ele pode ser usado tanto para salas de audiência presenciais quanto remotas e a gravação e a transcrição das audiências são disponibilizadas automaticamente no sistema de processo eletrônico.
- Videoconferência, gravação e transcrição em uma só plataforma, o que elimina a necessidade de gerenciar sistemas paralelos, simplifica a infraestrutura, reduz a complexidade de manutenção e traz unidade e padronização.
- Automatização de todas as tarefas realizadas durante a jornada de audiência, do agendamento até a degravação, com integração a qualquer sistema de processo eletrônico.
- Fácil acesso em qualquer dispositivo – o ingresso à sala é feito via navegador, sem necessidade de instalação, ou via telefonia, através do módulo SIP.
- Registro automático das informações das audiências, como vídeo e transcrição, em um mesmo lugar, agilizando a consulta das mídias e reduzindo a duplicidade de registros.
- Possibilidade de personalização, oferecendo uma abordagem que compreende os desafios e atende às necessidades específicas de cada tribunal.
Entender o papel da tecnologia na otimização do trabalho dos tribunais é também compreender que ela é um meio, e não um fim. Ou seja – por mais que diversas tarefas rotineiras possam ser automatizadas, a Justiça conta com a tecnologia para auxiliar servidores e magistrados, e não para substituí-los. A atuação humana profissional e capacitada continuará sendo o fator primordial para aprimorar processos de trabalho e superar desafios no Judiciário.
